Что такое двусторонний первичный документ

Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.

Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Как вы уже знаете, причиной оформления первичного документа служат события, случающиеся на предприятии. Однако не все события нужно относить к тем, которые требуют оформления первичного документа.

Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.

📌 Реклама Отключить

Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.

Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.

📌 Реклама Отключить

А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.

Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.

Названия первичных документов в бухгалтерском учете

Раньше мы узнали о существовании основных участков бухгалтерского учета, характерных для всех предприятий. Также имеется основной список «Хозяйственных операций», тоже характерный для всех предприятий. Любая «Хозяйственная операция» оформляется своим «Первичным документом». 📌 Реклама Отключить

Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».

А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».

Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»

В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.

📌 Реклама Отключить

Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать здесь.

Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

  • Все документы хранятся не менее 5 лет.
  • Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
  • Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте тут.

Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

  • договор;
  • счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Первичная документация: как все запомнить?

Как можно выучить все названия первичных документов? Для начала запомните, что основных первичных документов немного. Вероятно, их штук двадцать не наберется. Как вариант помощи себе, можно сделать так: для каждого участка бухгалтерского учета выписать основные «Хозяйственные операции» и к ним — названия «Первичных документов».

Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.

📌 Реклама Отключить Не все «Первичные документы» делают проводки, есть исключения. Самые распространенные первичные документы не делающие проводок, но именно их чаще всего использует предприятие — «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность». Запомните — эти документы никогда не делают проводок. Их задача — сообщить, информировать. Итак, первичные документы создаются для тех Хозяйственных операций, которые затрагивают «Имущество» или «Долги/Обязательства» предприятия. Всякий такой первичный документ делает проводку, используя соответствующие счета бухгалтерского учета.

В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».

📌 Реклама Отключить

Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.

Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:

А вот документооборот для всех предприятий:


Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.

Первичные документы и их роль в бухгалтерском учете

Первичные документы — основа бухгалтерского учета любой организации и важная часть отчетности.

Поскольку бухгалтерский учет тесно связан с налоговым, правильное ведение и хранение бумаг спасает компанию от внеплановых проверок, штрафов и других неприятностей.

С точки зрения бухгалтерии первичный документ — это бумага, которая подтверждает, что за счет средств компании была проведена какая-то хозяйственная операция

Чтобы знать, куда и кем были израсходованы средства, и подтвердить их целевое использование, создается первичная документация. Современное законодательство не предъявляет жестких требований к ее форме, однако общие принципы следует соблюдать. Один из них — общий вид бумаг. Порядок их хранения и ведения должен быть закреплен в учетной политике компании. Он установлен приказом Министерства финансов №106н.

Виды первичных документов

Документация делится на группы в зависимости от ряда факторов:

  • для чего она предназначена;
  • что в ней содержится;
  • каким способом в ней отображены выполненные операции;
  • где она составлялась — внутри организации или вне.

К основным первичным документам относят бумаги, которые сопровождают любую хозяйственную деятельность. В первую очередь это договоры, отражающие особенности сделок, — права сторон, обязанности контрагентов, систему и способ расчетов, ответственность за невыполнение и пр.

Работать без договора сегодня не рискует никто, без него вы не сможете защитить свои права и потребовать выполнения обязательств.

Вторую группу образуют счета — бумаги, указывающие, кто и сколько заплатил или потратил. Иногда в них включают какие-то дополнительные сведения о сделках — сроки поставки, порядок внесения оплаты и пр.

Товарные накладные образуют следующую группу. Они показывают движение товарно-материальных ценностей компании и всегда оформляются в двух экземплярах. Информация из накладных позднее оказывается в счетах-фактурах. Накладную обязательно заверяют печатью предприятия и подписями всех сторон сделки. Отдельными группами являются также акты приема-передачи и все бумаги, связанные с оплатой труда сотрудников компании, в частности, ведомости на зарплату.

Важной стороной бухучета является фиксация всего, что связано с движением основных средств. Сюда относят акты приема-передачи и результаты инвентаризации. Работу с наличными и безналичными средствами фирмы фиксируют с помощью кассовых документов: приходных и расходных ордеров, журнала их регистрации и кассовой книги.

Реквизиты первичных документов

Как уже упоминалось, жесткой формы для «первички» нет. Однако есть моменты, которые непременно должны быть указаны в бумаге, так как именно они и делают ее официальным документом. Это название, дата, когда она была составлена, данные о том, кто ее составил, — будь это человек или организация, непосредственно факт, ради которого оформляется документ, все характеристики — размер, стоимость и пр.

В первичной документации должны содержаться сведения о тех, кто составлял и оформлял бумагу

Первичные документы и регистры

Регистры — это бумаги, учитывающие содержание и движение «первички». Они могут быть книгами, карточками и свободными листами. Классифицируют их по методу ведения и по сведениям, содержащимся в них. По способу ведения регистры делятся на три группы:

  • хронологические, в которых информация накапливается в соответствии со временем совершения операций;
  • систематические, учитывающие документы по экономической составляющей, например, кассовые книги или акты приема-передачи;
  • комбинированные, которые нужны для аналитического учета и систематизации.

Кроме того, регистры делят по форме построения на шахматки и одно-двусторонние.

Инвентаризация первичной документации

Учет и правильное ведение бумаг крайне важны для нормального функционирования организации. Без них будет непонятно, на что ушли средства, куда делся товар, сколько заплачено персоналу. В связи с этим первичные документы важно правильно хранить, регулярно проводить их проверку — инвентаризацию и аудит.

Главное, что проверяется в ходе инвентаризации, — наличие документа, правильность его оформления и содержания

Обязательно проводится и проверка ведения регистров на предмет того, все ли бумаги туда внесены. Практика показывает, что есть основные виды нарушений, которые могут превратиться в проблему при проведении любой внешней проверки, в частности, со стороны налоговой:

  1. документ не был своевременно зарегистрирован, и регистрация проводилась задним числом. За это нарушение могут последовать санкции;
  2. отсутствие реквизитов. Налоговая простит вам, если в бумаге нет названия или кода формы, а вот за все остальное придется отвечать;
  3. заполнение документации неподходящими средствами, например, карандашом. В результате информация искажается. Также сюда относится внесение исправлений без учета действующих в этой области правил.
  4. ошибки в ходе регистрации;
  5. нарушение сроков хранения. В этом случае налоговая будет беспощадна, так как эта ошибка не позволяет провести полноценную проверку. Если такая ошибка выявлена — компанию оштрафуют и заставят заплатить налоги исходя из средних доходов;
  6. оформление с нарушением дел по кассовым и банковским документам. Эти ошибки часто связаны с намеренными злоупотреблениями, так что если они найдены, компанию и ответственных лиц заставят отвечать за нарушение порядка кассовых операций.

Резюме

Форма первичных бумаг может быть своей в каждой компании, при условии, что она отражена в учетной политике.

Любой документ после оформления следует зарегистрировать в соответствующем регистре.

Чтобы избежать проблем и неприятностей с налоговой инспекцией, надлежит регулярно проводить внутреннюю инвентаризацию силами работников компании или приглашенных специалистов.

Первичка: унифицированная и не очень

Нужно ли в 2013 г. отказываться от унифицированных форм

В новом Законе о бухучете, который вступает в силу с 2013 г., уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными. Вместе с тем организации смогут сами разрабатывать некоторые формы первички, и важно делать это правильно.

Решаемся на использование собственных форм

Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можете взять унифицированные формы и «расчистить» их от ненужных реквизитов. Так, из формы авансового отчета можно убрать коды и а также ссылку на приказ Госкомстата. Если у вас нет структурных подразделений — можно избавиться и от этой строки в Если вы не работаете с иностранной валютой, то можно оставить графы и строки только для рублевых показателей.

Обязательные реквизиты первичных учетных документо

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);
  • содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);
  • величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

Однако если формы документов вы берете из программы, то нет смысла их менять. Ведь затраты на перенастройку программного обеспечения могут быть существенные. Да и у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от вас документ, составленный по знакомой форме.

Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которые нам предлагает новый Закон о бухучет В общем-то, эти реквизиты сходны с теми, которые ранее были перечислены в старом Законе о бухучете Есть лишь одно отличие — теперь можно указывать величину натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни. Если вы помните, по требованиям старого Закона предписывалось в первичных документах указывать измерители хозяйственной операции и в натуральном, и в денежном выражении. В следующем году, если не будет потребности указывать цену, можно этого не делат К примеру, при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации можно обойтись только натуральными показателями.

Некоторые бухгалтеры задумались о необходимости проставления печати организации на разработанных формах. Наш совет: если не хотите проставлять печать на каких-то первичных документах, то и в форме, которую вы утверждаете, не ставьте буквы «М. П.» (место печати). Особенно это касается внутренних документов — там печать ни к чему. А вот на документах, которые вы будете передавать контрагентам, печать желательна — она повысит уровень доверия к вашим документам.

В новом Законе о бухучете сказано, что первичные документы утверждает руководитель по представлению бухгалтери Некоторые специалисты сделали из этого вывод, что в учетную политику больше не нужно включать перечень первичных документов, используемых организацией. Однако положения ПБУ по-прежнему обязывают нас это делат

Учитывая, что этот вопрос вряд ли можно отнести к принципиальным, каждая организация сама решает, как она будет следить за внутренним формотворчеством.

ОБМЕН ОПЫТОМ

» Одним из оснований внесения изменений в учетную политику организации является изменение требований законодательств Требование нового Закона о бухгалтерском учет утверждать формы первичных документов не противоречит п. 4 ПБУ согласно которому обязательными элементами учетной политики организации являются формы первичных учетных документов. Следовательно, организация должна утвердить в учетной политике (применяемой или вновь утвержденной) формы первичных документов, которые она будет применять начиная с 2013 г.

Однако существует альтернативная точка зрения, согласно которой организация может утвердить применяемые формы первичных документов отдельным локальным документом. Вывод об этом можно сделать также из п. 4 ПБУ так как в нем прописано, что наряду с учетной политикой также утверждаются формы первичных учетных документов, что дает возможность утвердить их отдельным локальным документом (например, приказом или распоряжением руководителя организации).

По моему мнению, исходя из сложившейся практики, предпочтительно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политик

Итак, можно сослаться в учетной политике на перечень форм первичных документов, утвержденных руководителем, и сделать их приложением к учетной политике. А можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. А если контрагентов много и пожелания будут различные, единой формы вообще не получится. Кстати, специалист Минфина И.Р. Сухарев считает, что подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Не списывайте со счетов унифицированные формы, даже если они с нового года перестанут быть обязательными. Ведь они и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

  1. По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
  2. По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
  3. По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

  1. Название конкретного документа.
  2. Дата составления.
  3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
  4. В чем суть хозяйственной операции.
  5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
  6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
  7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:

  1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
  2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
  3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
  4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
  5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

  1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
  2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
  3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *