Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.

Содержание журнала № 1 за 2012 г.М.Г. Мошкович, юрист

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикамстатьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фондыстатьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…», для выдачи работникамст. 62 ТК РФ, участникамп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО), для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • <или>нотариус;
  • <или>сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <или>копии собственных документов;
  • <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Как заверяются электронные документы

Заверение копий документов в организации, представленных в электронном виде, несколько отличается от стандартного порядка. Это объясняется тем, что электронные бланки заверяются цифровой подписью. Эта подпись содержит в себе информацию о владельце электронной подписи. Руководитель каждой компании имеет право оформить доверенность на своих представителей, разрешающую использование данного устройства.

Рассматриваемый вид первичной документации может применяться при любых формах правоотношений. Единственным исключением являются ситуации, связанные с запретом на использование электронных бланков. К данной категории относятся платежные документы и финансовые отчеты.

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

***

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Законодательное регулирование

Процесс заверения доверенности нотариусом регулируется положениями ч. 1 гл.10 ГК РФ. Данная процедура представлена односторонней сделкой, поэтому требуется только наличие волеизъявления от непосредственного доверителя.

В законодательстве имеются некоторые случаи, когда необходимо заверить доверенность у нотариуса в обязательном порядке. Доверитель имеет право в любой момент времени отозвать данный документ, а также непосредственное доверенное лицо может по разным основаниям отказаться от полученных полномочий.

В случае отказа любая сторона должна уведомить другую о своем решении. Как только прекращаются отношения между двумя участниками, происходит возврат доверенности доверителю.

Виды документа

Доверенность может быть представлена в разных видах. К основным разновидностям относятся:

  • генеральная, по которой передаются все права, имеющиеся у одного человека, другому лицу, поэтому доверенное лицо может представлять интересы доверителя в разных инстанциях и выполнять многочисленные действия от его имени;
  • специальная, в которой прописывается ограниченное количество полномочий, передаваемых доверенному лицу;
  • разовая, распространяющаяся только на какое-либо одно действие, после совершения которого документ теряет юридическую силу.

Допускается составлять доверенность даже от имени нескольких лиц, а не одного человека. Чтобы документ использовался по назначению, в нем должны указываться реквизиты обоих участников, а также перечисляться передаваемые полномочия.

Стоимость услуги

Заверить доверенность у нотариуса недорого, так как обычно стоимость такой услуги варьируется от 1 до 2 тыс. руб.

Если же дополнительно необходимо получить другие услуги от специалиста, то сумма, передаваемая ему за работу, может значительно увеличиваться. Узнать точно, сколько стоит заверить доверенность у нотариуса, можно непосредственно в выбранной нотариальной конторе.

Когда невозможно воспользоваться услугами нотариуса

В законодательстве предусматриваются некоторые ситуации, при которых невозможно заверить нотариально доверенность. К ним относятся:

  • гражданин является военным, а также находится в военно-лечебной организации или иной местности, где отсутствует правильно зарегистрированная нотариальная контора;
  • участником процесса выступает несовершеннолетний гражданин, не получивший соответствующего разрешения от родителей или опекунов;
  • участником таких отношений выступает недееспособное лицо.

Нередко вовсе находятся граждане на территории, где не работает официально нотариус. В этом случае заверением документации может заниматься другое лицо, обладающее нужными полномочиями.

Является ли доверенность бланком строгой отчетности

По закону доверенность, заверенная нотариусом, не является БСО, что указывается в ПП №359. Это обусловлено следующими причинами:

  • информация о доверенности отсутствует в разных нормах, на основании которых разная документация причисляется к БСО;
  • допускается составлять документ даже вручную;
  • не включается в него уникальный номер, необходимый для регистрации;
  • отсутствует серия доверенности;
  • составляется только в одном экземпляре;
  • не требуется учет таких документов.

Отмена документа осуществляется нотариусом на основании заявления, составляемого доверителем.

Кто может заверить доверенность кроме нотариуса

Нередко в небольших населенных пунктах отсутствует нотариус, но необходимость в его услугах возникает довольно часто. В этом случае допускается многие виды доверенностей составлять без приглашения данного специалиста.

Если же по закону требуется нотариальное заверение, то процедура может выполняться другими лицами, обладающими необходимыми полномочиями. К ним относятся:

  • главный врач лечебной организации, где проходит лечение доверитель;
  • капитан корабля, на котором находится заявитель;
  • руководитель отделения соцзащиты любого региона;
  • начальник воинской части, в которой служит гражданин, желающий составить документ;
  • начальник тюрьмы, если доверитель находится в местах лишения свободы, а необходимость в нотариальных услугах обусловлена требованиями законодательства, а не личной инициативой гражданина.

Если действительно составляется документация, для которой необходимо заверение нотариуса, то вышеуказанные лица могут выполнить процесс за этого специалиста. Правильно составленные доверенности при этом обладают юридической силой, поэтому могут использоваться для любых целей.

Если выдается доверенность относительно зарплаты, то она может заверяться работодателем. Если формируется документация для получения стипендии, то нотариус может заменяться ректором образовательного учреждения. Если доверенное лицо наделяется правом открытия или управления депозитным вкладом в банке, то процедура составления доверенности может выполняться при участии управляющего данного учреждения.

Независимо от того, кто выполняет данный процесс, требуется поставить на документе печать компании, а также подпись непосредственно заверяющего лица.

Когда составляется

Доверенность, заверенная нотариусом, может требоваться в разных ситуациях. В каждом документе указываются свои уникальные сведения. Наиболее часто обращаться к специалисту приходится в следующих случаях:

  • передаются полномочия, на основании которых доверенное лицо может получать разные материальные ценности или товары;
  • доверенное лицо получает право пользоваться автомобилем, причем с 2012 года работники ГИБДД не требуют этот документ от водителя, но в ряде случаев он должен иметься у него, а если вовсе он планирует продавать машину, то в документе должны указываться данные полномочия;
  • необходимо получить почту, причем наиболее часто доверенность формируется компанией, благодаря чему какой-либо работник организации имеет возможность получать и изучать приходящие на адрес фирмы письма, причем если не значится срок действия документа, то он может использоваться только в течение одного года;
  • нотариус заверяет доверенность на ребенка, так как без этого документа несовершеннолетний не сможет посетить другое государство в сопровождении третьих лиц или только одного родителя, причем в этом документе указывается страна посещения, длительность поездки и информация о ребенке.

В каждой ситуации разрабатывается уникальный текст документа. Обычно непосредственно специалист занимается данным вопросом.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *