Каковы сроки выплаты суточных при выезде в командировку?

В связи с производственной необходимостью принято решение об отправке одного из работников в командировку. Так как это первая служебная поездка за долгое время, у кадрового специалиста возник ряд вопросов, связанных с ее организацией и документальным оформлением в 2018 году. Например, когда выплачивать суточные при командировке? Специально для наших читателей мы подготовили ответ на этот вопрос.

Командировочные расходы нужно возместить

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

(подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы»).

Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд.

В целях удержания алиментов суточные относятся к компенсационным выплатам, связанным с командировками (ст. 168 ТК РФ, подп. «а» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, подп. «п» п. 2 Перечня, утв. постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 № 841). Значит, и алименты с суточных не берутся. Причем данное правило справедливо, для любых размеров суточных выплат, в том числе, для суточных сверх нормы (подробнее об этом см., «Алименты с суточных удерживать нельзя»).

Напомним, что суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Выплата суточных при командировках в 2018 году

Законодательно размер суточных, выплачиваемых командированным работникам, не установлен. Конкретные суммы для служебных поездок по территории РФ и за границу определяет работодатель в своем локальном нормативном акте (ЛНА). Например, в положении о командировках.

Многие слышали, что при командировках по России суточные должны составлять 700 руб., а за границу – 2500 руб. Но это не так. Указанные лимиты установлены НК РФ, как суммы суточных, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). А если работнику выплатят больше, то сумма превышения подпадет под обложение.

Например, Кравцову А.С., работающему в тверской компании, за 3 дня командировки в Санкт-Петербург заплатили 1500 руб. суточных. Значит, суточные за 1 день командировки по России в организации установлены в размере 500 руб. Это меньше 700 руб., поэтому с этих суточных не надо удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы. А если бы ему выплатили 3000 руб. из расчета 1000 руб. за сутки, то с суммы превышения – 900 руб. ((1000 руб. – 700 руб.) х 3 дн.) нужно было бы удержать НДФЛ в размере 117 руб. (900 руб. х 13%), и еще начислить с этих 900 руб. взносы.

Поэтому составляя свой ЛНА, определяющий выплату суточных при командировках, компании зачастую устанавливают нормативы суточных, не превышающие указанные лимиты. Что касается срока выплаты суточных при командировках, то он жестко не установлен. Вместе с тем, аванс на командировку должен быть выплачен до ее начала (п. 10 Положения). А за сколько дней – может быть прописано в ЛНА.

Сумма аванса определяется на основании сметы, которая включает в себя и расходы на проезд, и на проживание, и суточные. Бухгалтер выдает аванс (с учетом суточных) на основании заявления работника или приказа о направлении в командировку:

  • либо наличными из кассы организации;
  • либо безналичным способом путем перечисления на карту, в том числе и на зарплатную.

Выплата суточных за один день командировки

Если работника направили в однодневную командировку, то есть в командировку, из которой он должен вернуться в тот же день, то если это командировка:

  • по России, суточные ему не выплачиваются (п. 11 Положения);
  • за рубеж, суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных, определенных работодателем в ЛНА для заграничных командировок (п. 20 Положения).

Законодательство

Если рассматривать вопрос выплаты суточных с правовой точки зрения, то в первую очередь следует обратиться к статье 168 Трудового кодекса РФ, принятого Государственной Думой 21 декабря 2001 года.

В соответствии с указанной статьей руководитель компании, направивший сотрудника в служебную командировку, обязан возместить все затраты, связанные с деловой поездкой, включая суточные. При этом, порядок и размеры возмещения понесенных в связи со служебной поездкой расходов регламентируется коллективным договором либо местным нормативно-правовым актом.

Вместе с тем, в соответствии с пунктом 10 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, работодатель при направлении сотрудника в служебную командировку должен выдать денежный аванс, который позволит оплатить расходы по проезду и найму жилого помещения, и другие дополнительные расходы, имеющие отношение к проживанию вне места постоянной регистрации. В данном контексте речь идет о выплате суточных.

Указанным Положением предусмотрено лишь одно исключение, позволяющее руководителям предприятий и организаций не выплачивать обозначенные суммы. Так, согласно абзацу 5 пункта 11 Положения в случае командирования в местность, откуда сотрудник сможет ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, исходя из транспортного сообщения и принимая во внимание характер выполняемой работы, работник не получает авансовые денежные средства, речь о которых шла выше.

О чем заботится работодатель?

Нарушать требования трудового законодательства относительно выплаты суточных не стоит, так как это может привести к административной и материальной ответственности.

Так, согласно пункту 1 статьи 5.27. Кодекса РФ об административных правонарушениях, принятого Государственной Думой 20 декабря 2001 года, нарушение трудового законодательства чревато предупреждением либо наложением штрафа на должностное лицо организации в размере 1-5 тысяч рублей. Такая же мера предусмотрена для ИП без образования юридического лица. Что касается юридических лиц, то в их случае размер штрафа варьируется от 30 000 до 50 000 рублей.

Если речь идет о повторном нарушении, то в этом случае должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. Для ИП размер административного штрафа поднимется до 10 000-20 000 рублей, юридических лиц – 50 000-70 000 рублей.

Иногда предприятие выплачивает суточные даже в том случае, когда работника направляют в деловую поездку туда, откуда есть возможность возвращаться каждый день. Если это произошло, то в ходе очередной проверки работодателя могут обязать начислять страховые взносы и НДФЛ на сумму суточных.

Таким образом, действующее трудовое законодательство обязало работодателей выплачивать суточные сотрудникам. Таким образом защищаются права работников. Если же руководитель предприятия либо организации решит «сэкономить» и отказать в законном праве на суточные, это может обернуться для него массой административных проблем и ощутимыми расходами, что в конечном итоге в разы перекроет ту сумму, которую компания решила таким образом сэкономить.

Суточные выплачивают авансом

Суточные нужно выплатить за все дни нахождения в командировке, в том числе, за выходные и нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на командировочный период (подробнее об этом см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни»).

Направляя сотрудника в служебную поездку в интересах работодателя, нельзя заставлять его тратить собственные деньги. Поэтому ответ на вопрос, когда выплатить суточные, до командировки или после, будет однозначным. Суточные нужно выплатить заранее! Таково требование трудового законодательства (п. 10 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Что касается конкретного срока выплаты суточных, то он остается на усмотрение организации (подробнее об этом см. «Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя»). В любом случае правилом о выплате суточных до командировки лучше не пренебрегать. Дело в том, что несвоевременная выдача суточных считается правонарушением, и за это организацию (индивидуального предпринимателя) могут привлечь к административной и материальной ответственности (подробнее об этом см. «За не вовремя выплаченные суточные работодателя могут оштрафовать»).

Таким образом, ответ на вопрос о выплате суточных до или после командировки имеет однозначный ответ. Деньги нужно выплатить заранее.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *