Канцелярия суда

С момента как гражданин переступает порог здания суда, первым с чем он сталкивается – работниками канцелярии суда, и именно от того как работник канцелярии примет и обслужит гражданина, а также как входящая корреспонденция пройдет все этапы обработки, дается соответствующая оценка каждым членом общества, вовлеченного в орбиту судопроизводства. сообщает информационное агентство «Кокшетау Азия».

В огромном обороте поступающей и исходящей корреспонденции необходима четкая система действий, т.е. надлежащая организация процесса приема, регистрации, движения, учета, отправки и хранения корреспонденции на бумажных и электронных носителях, за которую ответственность несет заведующий канцелярией суда.

Организация делопроизводства в суде, как первой, так и апелляционной инстанции весьма трудоемкий процесс, требующий определенный запас знаний и навыков.

В настоящее время с внедрением в процесс работы канцелярии информационных технологий организация работы модернизируется, совершенствуется, данное, несомненно, положительно сказывается на показателях работы. Применение на практике новшеств первыми сталкиваются сотрудники суда, которые в сжатые сроки осваивают новые технологии, понимая, что их неумение, не владение ими приведет к срыву исполнения поставленных перед судом задач.

К примеру, взять обязанности секретаря судебного заседания – лица процессуального, на процессе ведет протокол заседания суда, находиться в зале судебного заседания во время процесса, не покидает заседание суда без разрешения председательствующего; обеспечивает порядок в зале суда при отсутствии судебного пристава, до этого им проводится работа по надлежащему извещению и вызовы лиц участвующие в процессе, с учетом сроков оговоренных в процессуальном законодательстве.

Кроме того, секретарь судебного заседания ведет аудио-, видеофиксацию судебного заседания, но перед началом процесса в обязательном порядке производит проверку работоспособности системы АВФ, во время процесса наблюдает за ходом записи, проставляет «метки», т.е. фиксирует время выступления участников процесса, тем самым формируя протокол судебного заседания в электронном формате.

В настоящее время весьма распространенным стало применение участниками процесса видеоконференцсвязи и мобильной видеоконференцсвязи как в судах первой так апелляционной инстанций.

Если взять во внимание работу сотрудника канцелярии суда — также немаловажное звено в обороте судопроизводства и делопроизводства.

Обработка корреспонденций – поступающей (исходящей) в судебные органы уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также служебная корреспонденция, обращения органов государственной власти и управления, местных исполнительных и представительных органов, судов, жалобы, заявления и иные обращения физических и юридических лиц. Кроме этого, контроль за исполнением внутренних документов, согласно установленным Правилами порядок приема, регистрации, движения, учета, отправки и хранения поступившей корреспонденции, как на бумажных носителях, так и на электронных носителях, а также внесение данных в информационно-аналитическую систему судебных органов.

Только объемы обработанной поступившей корреспонденции за 2016 год составило — 35 905, в 2017 году эта цифра составила — 40 895 и 2018 году равно 35 794. При этом надо отметить, что корреспонденция, поступившая «нарочно/по почте» значительно сократилась с 4405 до 2994, если сравнивать 2017 и 2018 годы, т.е. наблюдается рост поступления корреспонденции в электронном виде.

Рассматривая вопрос организации деятельности структурного подразделения как Управление документационного обеспечения, главным и особо важным вопросом является распределение функциональных обязанностей, который заведующий канцелярией должен решить совместно с председателем суда. Так если распределение обязанностей будет проведено с учетом умений, навыков и потенциала сотрудника канцелярии суда, результативность не заставит себя ждать.

Формируя кадровый состав канцелярии суда, полагаю необходимым обращать внимание на отношение, взгляд потенциального сотрудника на его оценку роли государственного служащего в работе суда. Ведь с каждым годом престиж и статус государственного служащего в стране поднимается, молодое поколение постепенно начинает понимать, что работать во благо страны — достойное дело! Будучи маленькой частичкой, так сказать «болтиком» в большом механизме, каждый сотрудник суда должен понимать важность своей работы.

Организация – процесс постановки целей, планирования и осуществление контроля за деятельностью, правильная организация работы канцелярии суда залог своевременного и качественного исполнения любого поручения и/или рассмотрения дела.

Дана Касымова,

заведующая канцелярией

Акмолинского областного суда

741 34042

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2020 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • организацию делопроизводства;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • системы организации контроля за исполнением документов;
  • оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
  • основы экономики, организации производства, труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями директора организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2020 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *