Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Содержание

График отпусков на 2018 год надо утвердить не позднее чем за две недели до года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть не позднее 17 декабря 2017 года.

Но этот день попадает на воскресенье. Значит, последний день для утверждения графика отпусков 2018 — понедельник, 18 декабря. Это подчеркнул Минтруд.

Как утвердить график отпусков на 2018 год

График должны сделать все работодатели. Иначе могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. ИП — от 1 до 5 тыс руб., компанию — от 30 до 50 тыс руб.

Унифицированную форму № Т-7 работодатели использовать не обязаны, но на практике именно ею чаще всего и пользуются.

Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания.

📌 Реклама Отключить

Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу, где составляют график отпусков, который утвердит руководитель организации.

С графиком сотрудников надо ознакомить под роспись.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков — это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Имейте в виду: при принятии на работу новых сотрудников периоды их отдыха обычно не вносят в существующий график, но их могут утвердить по согласованию с администрацией. Также см. «Первый отпуск после устройства на работу».

Опросные листы

Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. Скачать пример опросного листа для формирования графика отпусков на 2018 год.

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.

Права отдельных категорий граждан

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида — 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:

  • женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
  • супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
  • совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
  • сотрудники возрастом до 18 лет;
  • жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Также см. «Какие бывают отпуска».

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.

Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. «Издаем приказ составлении графика отпусков на 2018 год».

Особенности небольших фирм

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

График отпусков: образец 2018

На данный момент действует рекомендованная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России еще в 2004 году.

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

Далее вашему вниманию – образец заполнения графика отпусков на 2018 год, который вы можете скачать в формате Word.

Также вы можете .

Инспекторы могут заявить о рабском труде

ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато компаниям штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е. за каждого работника). Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть. Но штрафы за это платит компания из своего кармана.

К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда». Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве». Возможное наказание за это — вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.

📌 Реклама Отключить

Мы собрали самые частые вопросы по графику отпусков.

Работник устроился в начале 2018 года и хотел бы отгулять часть отпуска летом. Внесут ли изменения в график отпусков, если он уже утвержден?

Когда работодатель и новый работник согласовали время отпуска последнего, график отпусков должен быть дополнен.

На основании заявления нового работника работодатель должен издать специальный приказ о внесении дополнений в график. Когда именно должно быть написано такое заявление, вправе установить работодатель.

Как пояснили специалисты портала Онлайнинспекция.рф, он вправе требовать от работника написания заявления только в том случае, когда такая обязанность установлена трудовым договором, коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации. В противном случае сам работник решает, когда ему написать такое заявление.

📌 Реклама Отключить

Работнику, устроившемуся после составления графика отпусков, придется учитывать высказанные ранее пожелания других работников, за исключением случаев, когда он обладает преимущественным правом на предоставление отпуска. Напомним, что работники в возрасте до 18 лет могут отправиться отдыхать в любое удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Кроме того, по желанию мужа ежегодный отпуск ему могут предоставить в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам. Причем это не зависит от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Сколько раз в год можно переносить отпуск?

По соглашению сторон — неограниченное число раз.

Отметим, что в целом Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня случаев, когда работник может перенести отпуск. Это возможно в случае временной нетрудоспособности работника, а также исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, и в других случаях, установленных трудовым законодательством или локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

📌 Реклама Отключить

Так, по мнению экспертов службы Правового консалтинга компании «Гарант» отсутствие запрета означает, что перенос отпуска на другое время в течение рабочего года по соглашению сторон возможен. В связи с этим они полагают, что отпуск работнику может быть предоставлен и в иное время, не предусмотренное графиком отпусков, если он выскажет такую просьбу, а у работодателя не возникнет возражений по поводу конкретного периода.

Работник ушел по графику отпусков, не предупредив работодателя

Еще одна распространенная ситуация, когда на работе аврал, который никогда не заканчивается, и работодатель не отпускает в отпуск. Но график отпусков был составлен еще в прошлом году, поэтому работник заранее взял билеты на отдых.

Пример. Секретарь-референт Максимова В.А. написала заявление на отпуск с 15 июля 2018 года. Однако руководитель компании не подписывает, поскольку некому заменить секретаря и в компании планируется начало серьезного проекта. Референт ушла в отпуск не дожидаясь разрешения от руководства.

📌 Реклама Отключить

Работодатель решает уволить работника.

Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Больше ситуаций по отпускам .

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска Буквенный код Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15
Оплачиваемый учебный отпуск У 11
Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядку Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) Табельный номер Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Итого отработано за I половину месяца
1 2 3 4 5
1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 6
8 8 8 8 8 8 48

*Представлен фрагмент формы Т-12

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Внесение изменений

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для должностных лиц (например, директора или кадровика);
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *